Menjadi berjaya di dunia sekarang banyak berkaitan dengan mencari penyelesaian automatik yang boleh dipercayai yang akan mempercepat aliran kerja anda dan menjadikan pekerjaan anda lebih mudah. Sekiranya anda bekerja di telesales, runcit atau sektor yang serupa, kemungkinan anda menerima banyak lampiran e-mel dengan pesanan dan penerimaan yang harus dicetak. Tetapi jika anda sering mencetak barang, ia boleh menjadi pekerjaan sepenuh masa dengan cepat. Dalam keadaan seperti ini, mengautomasikan pencetakan lampiran e-mel anda pasti akan menghabiskan banyak masa anda.
Tetapi perlu diingat bahawa proses automasi ini tidak dapat dilakukan melalui aplikasi web seperti Gmail.com atau Outlook.com. Setakat ini, hanya pelanggan e-mel yang mampu mencapai fungsi ini. Chrome dan Firefox mempunyai sejumlah ekstensi / tambahan yang akan menjadikan pencetakan lampiran e-mel lebih mudah dan cepat, tetapi tidak mampu mengotomatisasi keseluruhan proses.
Menggunakan klien e-mel untuk mencetak lampiran e-mel secara automatik
Menggunakan klien e-mel seperti Outlook atau Thunderbird membuka jalan baru untuk mengotomatisasi kemungkinan. Dengan peluasan, tambahan, dan / atau skrip yang betul, anda dapat mengkonfigurasi klien e-mel anda untuk mencetak barisan, termasuk Peti Masuk anda. Anda kemudian boleh menetapkan peraturan khusus untuk mencetak e-mel diikuti dengan lampiran, atau mencetak lampiran secara eksklusif. Anda boleh menjadi lebih spesifik dengan mengkonfigurasi klien e-mel anda untuk mencetak berdasarkan pengirim atau berdasarkan jenis fail lampiran.
Catatan: Penyedia e-mel anda tidak penting. Selagi anda menggunakan klien e-mel khusus seperti Outlook atau Thunderbird, ini harus berfungsi dengan mana-mana penyedia e-mel (Gmail, Hotmail, Yahoo, dll.) Jika mereka dikonfigurasi dengan betul.
Sekiranya anda menggunakan Outlook, terdapat banyak tambahan berbayar yang membolehkan anda melakukan ini dengan mudah. Berikut adalah beberapa contoh yang baik:
- Tambahan Pejabat
- EZDetach
- Cetakan Auto
- Alat Cetak untuk Outlook
Catatan: Semua tambahan di atas akan berharga lebih dari $ 20, tetapi kebanyakannya akan menawarkan tempoh percubaan.
Sekiranya anda tidak mahu membelanjakan wang, ada alternatif percuma untuk mengautomasikan pencetakan lampiran e-mel anda secara automatik. Tetapi perlu diingat bahawa anda perlu meluangkan masa untuk menyesuaikan pelanggan e-mel anda. Sekiranya anda memutuskan untuk menempuh laluan ini, izinkan kami mempermudah tugas anda. Kami telah memasukkan tiga kaedah langkah demi langkah yang akan membantu anda mencapai fungsi ini dengan akaun e-mel anda.
Penyelesaian paling elegan yang akan mencetak e-mel dan lampiran e-mel secara automatik adalah menggunakan perisian khusus. Tetapi mengkonfigurasi pengurus e-mel luaran untuk mengotomatisasi proses ini akhirnya memerlukan anda membelanjakan sejumlah wang. Ikuti Kaedah 1 untuk mengkonfigurasi Pengurus E-mel Automatik 6 untuk mencetak lampiran e-mel dan e-mel anda. Mereka menawarkan tempoh percubaan selama 30 hari, jadi anda dapat mencubanya secara percuma sebelum mengeluarkan wang.
Kaedah kedua ( Kaedah 2 ) menunjukkan penambahan skrip VBA dan peraturan ke Outlook. Walaupun ia memerlukan anda untuk mendapatkan cukup teknikal, itu adalah panduan yang paling berkesan untuk kedua-duanya. Sekiranya anda tidak gemar melihat Outlook, anda boleh pergi ke laluan lain ( Kaedah 3 ) dan menggunakan Thunderbird bersama dengan dua sambungan untuk mencetak e-mel anda secara automatik.
Apabila anda sudah bersedia untuk memulakan, ikuti salah satu kaedah di bawah ini untuk mencetak lampiran e-mel anda secara automatik. Mari kita mulakan.
Kaedah 1: Menggunakan Pengurus E-mel Automatik 6 untuk mencetak lampiran e-mel
Sekiranya anda tidak menggunakan klien e-mel khusus seperti Outlook atau Thunderbird, maka mengkonfigurasi pengurus e-mel luaran adalah penyelesaian yang paling dipercayai. Pengurus E-mel 6 secara automatik akan membolehkan anda menyambungkan mana-mana kotak e-mel termasuk POP3, IMAP4, Exchange, 365, Gmail, Yahoo, dan senarai itu berterusan.
Perisian ini akan membolehkan anda menentukan tindakan tertentu menggunakan sistem peraturan intuitif. Ini akan membolehkan anda mencetak dari pengirim tertentu atau hanya mencetak lampiran dari e-mel. Ikuti panduan di bawah untuk memasang dan mengkonfigurasi Pengurus E-mel Automatik 6 untuk mencetak e-mel dan lampiran e-mel secara automatik:
- Muat turun pemasang dari laman web rasmi. Sekiranya anda ingin mengujinya terlebih dahulu, klik Muat turun Demo.
- Buka Pengurus E-mel Automatik dan ikuti arahan di skrin untuk memasangnya di sistem anda.
- Mulakan aplikasi dan masukkan nama yang akan digunakan untuk rujukan akaun anda. Kemudian, pilih E-mel dengan alamat ini dan masukkan e-mel anda dari tempat anda ingin mencetak e-mel. Akhirnya, tekan Next untuk meneruskan.
- Pilih jenis e-mel anda dari senarai. Sekiranya penyedia e-mel anda tidak berada dalam senarai yang telah ditentukan, pilih pilihan penyedia e-mel yang telah ditentukan dan cari konfigurasi e-mel anda. Tekan Seterusnya untuk melangkah lebih jauh.
- Di tetingkap seterusnya, mulakan dengan memeriksa apakah alamat pelayan e-mel anda betul. Sekiranya ada, masukkan e-mel dan kata laluan anda di kotak di bawah. Kemudian, klik pada Uji sambungan untuk memastikan konfigurasi anda berfungsi. Akhirnya, tekan Next .
- Tetapkan selang pemeriksaan akaun anda mengikut keperluan anda. Anda juga boleh mengkonfigurasinya untuk diperiksa hanya pada hari bekerja anda dengan mengklik Advanced Scheduler . Tekan Seterusnya untuk maju.
- Seterusnya, klik pada tindakan Tambah. Pilih Cetak lampiran atau Cetak isi e-mel , bergantung pada apa yang anda perlukan. Tekan Next dan pilih pencetak yang ingin anda gunakan.
- Anda kemudian akan mempunyai pilihan untuk menggunakan penapis tertentu dengan memilih Tidak . Sekiranya anda mahu operasi itu diterapkan sepanjang masa, pilih Ya . Akhirnya, tekan Ok untuk mengesahkan tindakan yang baru anda buat.
Catatan: Sekiranya anda mahu perisian mencetak isi badan e-mel dan lampiran, teruskan dan buat tindakan kedua dengan senario lain. Contohnya, jika tindakan pertama anda adalah mengenai mencetak lampiran, buat yang kedua yang akan mencetak isi e-mel.
Selepas anda menekan OK , pengurus e-mel automatik akan mula memeriksa peti masuk anda dan mencetak apa sahaja yang memenuhi kriteria yang anda tetapkan sebelumnya.
Kaedah 2: Menggunakan Outlook untuk Mencetak Lampiran E-mel Secara Automatik
Outlook adalah pelanggan e-mel yang paling popular, jadi jika pekerjaan anda berputar di sekitar akaun e-mel anda, kemungkinan anda sudah menggunakannya. Outlook sangat boleh dikonfigurasi dan akan membolehkan anda mencetak lampiran e-mel masuk.
Untuk melakukan ini, kita akan membuat skrip VBA di Outlook dan kemudian menggunakannya dengan peraturan Outlook. Inilah panduan keseluruhan proses:
Catatan: Langkah-langkah berikut disahkan berfungsi di Outlook 2016. Walaupun kami belum menguji dengan versi yang lebih lama, skrip di bawah secara teori harus berfungsi dengan semua versi Outlook sejak kembali ke Outlook 2010.
Membuat peraturan + skrip VBA untuk mencetak lampiran e-mel secara automatik di Outlook
- Buka Outlook dan akses tab Pembangun dari bar alat anda, kemudian klik butang Visual Basic .
Catatan: Sekiranya anda tidak melihat tab Pembangun, pergi ke Fail dan klik Pilihan. Dari sana, klik tab Customize Ribbon dan tandakan kotak di sebelah Pembangun . Tekan Ok untuk mengesahkan. Sekarang, tab Pembangun harus kelihatan di pita di bahagian atas skrin.
- Setelah tetingkap Microsoft Visual Basic for Applications aktif, luaskan pokok Project1 (di sebelah kiri). Kemudian, klik dua kali pada ThisOutlookSession .
- Sekarang tampal kod skrip berikut ke tetingkap Project1 (di sebelah kanan): Sub LSPrint (Item Sebagai Outlook.MailItem)
Pada Ralat GoTo OError'Detects Sementara folder
Dim oFS Sebagai FileSystemObject
Dim sTempFolder Sebagai Rentetan
Tetapkan oFS = FileSystemObject Baru
'Lokasi Folder Sementara
sTempFolder = oFS.GetSpecialFolder (TemporaryFolder) 'Membuat folder Temp khas
cTmpFld = sTempFolder & "\ OETMP" & Format (Sekarang, "yyyymmddhhmmss")
MkDir (cTmpFld) 'Menyimpan & mencetak lampiran
Dim oAtt Sebagai Lampiran
Untuk Setiap Lekapan Dalam Item
Nama Fail = oAtt.FileName
FullFile = cTmpFld & "\" & FileName'Menyimpan lampiran
oAtt.SaveAsFile (FullFile) 'Mencetak lampiran
Tetapkan objShell = CreateObject ("Shell.Application")
Tetapkan objFolder = objShell.NameSpace (0)
Tetapkan objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)
objFolderItem.InvokeVerbEx ("print") oAtt'Cleans up file temp seterusnya
Sekiranya Tidak oFS Tidak Ada Kemudian Tetapkan oFS = Tiada
Sekiranya Tidak objFolder Tidak Ada Kemudian Tetapkan objFolder = Tiada
Jika Tidak objFolderItem Tidak Ada Kemudian Tetapkan objFolderItem = Tiada
Sekiranya Tidak objShell Tidak Ada Kemudian Tetapkan objShell = NothingOError:
Sekiranya Err 0 Kemudian
MsgBox Err.Nombor & "-" & Err.Deskripsi
Err.Clear
Tamat Sekiranya
Keluar dari SubEnd Sub
oAtt.SaveAsFile (FullFile)
Tetapkan objShell = CreateObject ("Shell.Application")
Tetapkan objFolder = objShell.NameSpace (0)
Tetapkan objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)
objFolderItem.InvokeVerbEx ("cetak")
OAtt seterusnya
Sekiranya Tidak oFS Tidak Ada Kemudian Tetapkan oFS = Tiada
Sekiranya Tidak objFolder Tidak Ada Kemudian Tetapkan objFolder = Tiada
Jika Tidak objFolderItem Tidak Ada Kemudian Tetapkan objFolderItem = Tiada
Jika Tidak objShell Tidak Ada Kemudian Tetapkan objShell = Tiada
Ralat:
Sekiranya Err 0 Kemudian
MsgBox Err.Nombor & "-" & Err.Deskripsi
Err.Clear
Tamat Sekiranya
Keluar Sub
Sub Akhir
- Sebaik sahaja anda menampal kod di dalam Project1 , pergi ke Alat (di bahagian atas skrin) dan klik pada Rujukan.
- Tatal ke bawah dan tandakan kotak di sebelah Microsoft Scripting Runtime. Klik OK untuk menyimpan pilihan anda dan tutup tetingkap Rujukan .
- Sekarang tekan ikon Simpan di sudut kiri atas tetingkap Visual Basic . Kini anda dapat menutup Visual Basic dengan selamat .
- Seterusnya, pergi ke Fail dan klik pada Peraturan dan amaran .
- Klik pada Peraturan Baru, kemudian klik Terapkan peraturan pada mesej yang saya terima . Klik Seterusnya untuk meneruskan.
- Sekarang anda perlu memutuskan keadaan yang perlu dipenuhi. Sekiranya anda mahu semua lampiran anda dicetak, centang kotak di sebelah " yang mempunyai lampiran". Tekan Seterusnya untuk meneruskan.
Catatan: Sekiranya anda tidak mahu mencetak semua lampiran anda, anda boleh menggunakan syarat lain di sini. Skrip juga harus berfungsi dengan pengirim atau kata tertentu. - Di tetingkap seterusnya, centang kotak berhampiran jalankan skrip. Kemudian, klik pada skrip , sorot ThisOutlookSession dan tekan Ok . Seterusnya, tekan Selesai untuk mengesahkan.
- Di tetingkap Peraturan dan Makluman , pastikan kotak di sebelah peraturan yang baru anda buat dicentang. Apabila sudah, tekan Terapkan.
Catatan: Sekiranya anda tidak melihat tab Pembangun, pergi ke Fail dan klik Pilihan. Dari sana, klik tab Customize Ribbon dan tandakan kotak di sebelah Pembangun . Tekan Ok untuk mengesahkan. Sekarang, tab Pembangun harus kelihatan di pita di bahagian atas skrin.
Catatan: Sekiranya anda tidak mahu mencetak semua lampiran anda, anda boleh menggunakan syarat lain di sini. Skrip juga harus berfungsi dengan pengirim atau kata tertentu.
Itu sahaja. Lampiran e-mel akan keluar secara automatik dari pencetak sebaik sahaja anda menerimanya.
Penting: Perlu diingat bahawa ini hanya akan berfungsi semasa Outlook dibuka dan akaun e-mel anda dikonfigurasikan pada komputer tertentu ini. Juga, pastikan pencetak anda dikonfigurasi sepenuhnya dan mempunyai semua pemacu yang diperlukan.
Kaedah 3: Menggunakan Thunderbird untuk Mencetak E-mel secara automatik
Mozilla Thunderbird adalah pelanggan e-mel sumber terbuka percuma. Komuniti di belakang sangat aktif, membolehkan anda mencari banyak sambungan yang akan menambah fungsi yang sudah hebat.
Kembali ke tugas yang perlu dilakukan - mengkonfigurasi Thunderbird untuk mencetak e-mel secara automatik tidak sukar, tetapi memerlukan anda meluangkan masa. Kami akan menggunakan dua sambungan: FitaQuilla dan Alat Percetakan.
Catatan: Perlu diingat bahawa kaedah ini tidak akan mencetak lampiran dari e-mel. Itu hanya akan mencetak tajuk dan isi e-mel yang diterima. Sekiranya isi e-mel termasuk fail jpeg atau png, mereka juga akan dicetak.
Mengkonfigurasi Thunderbird untuk mencetak e-mel secara automatik cukup mudah. Satu-satunya kelemahan kecil adalah FitaQuilla - pelanjutannya tidak dikemas kini agar serasi dengan versi terbaru Thunderbird, jadi anda perlu memasangnya secara manual.
Sekiranya anda memutuskan untuk menggunakan Thunderbird untuk mencetak lampiran e-mel anda dengan cekap, ikuti panduan di bawah.
Menggunakan Alat Pencetakan Thunderbird + FitaQuilla + untuk mencetak lampiran e-mel secara automatik
PS: Kaedah ini mungkin berfungsi atau mungkin tidak berfungsi.
- Muat turun & pasang versi terbaru Thunderbird dari laman web rasmi.
- Muat turun FiltaQuilla dan Pilihan Pencetak ke sistem anda.
- Buka Thunderbird, ketuk ikon menu di sudut kanan atas dan klik pada Tambah.
- Ketuk ikon gear dan klik Pasang add-on dari fail.
- Navigasi ke tempat anda memuat turun add-on, pilih dan klik Open .
- Ulangi langkah 4 dan 4 dengan sambungan lain dan mulakan semula Thunderbird.
- Setelah Thunderbird dibuka lagi, pergi ke Add-ons> Extensions dan klik butang Options pada PrintingTools .
- Pilih pilihan pencetakan Global dan centang kotak di sebelah Cetak tanpa tetingkap dialog . Tekan Ok untuk menyimpan pilihan anda.
- Klik butang menu sekali lagi dan pergi ke Penapis Mesej> Penapis Mesej.
- Klik butang Baru untuk membuat penapis baru. Mulakan dengan memasukkan nama untuk penapis anda. Kemudian, tandakan kotak di sebelah Mendapatkan Surat Baru dan tapisnya selepas Pengkelasan Sampah . Selepas itu, tetapkan syarat ke Lampiran Status> Adakah> Mempunyai Lampiran . Akhirnya, tetapkan tindakan terakhir ke Cetak , kemudian tekan Ok untuk menyimpan.
- Sekarang kembali ke tetingkap Penapis Mesej dan pastikan penapis diaktifkan.
Itu sahaja. Pelanggan e-mel Thunderbird anda sekarang dikonfigurasikan untuk mencetak e-mel secara automatik Pastikan ia dihidupkan dan e-mel anda dikonfigurasikan dengan betul di Thunderbird.
